Communicatie en etiquette tips voor het virtuele kantoor

Na de tweede lockdown afgelopen oktober zijn we wederom met z’n alle thuis aan het werken en de verwachting is dat dit in de nabije toekomst toch echt een nieuw soort normaal gaat worden. Veel thuiswerken wordt de nieuwe realiteit zien de grootste werkgevers en de CNV-voorzitter Piet Fortuin.

“Na digitalisering is deze verandering in werkpatronen de grootste omslag van de afgelopen jaren.”
– CNV-voorzitter Piet Fortuin

Dat gezegd hebbende, kan de stress die gepaard gaat met het op afstand werken tijdens een wereldwijde pandemie de communicatie binnen een team bemoeilijken.

Eerder onderzoek heeft aangetoond hoe stress en angst ervoor kunnen zorgen dat je je minder bewust wordt van je eigen gedrag, wat kan blijken uit ineffectieve communicatie en mogelijk een onbeschofte houding. Tel daarbij de beperkingen op van in contact blijven via e-mails, Slack-berichten en glitchy videogesprekken in plaats van face-to-face te zijn, en effectieve communicatie op de virtuele werkplek kan een serieus probleem worden.

Of je de nieuwe werkdynamiek nog steeds gladstrijkt of je voorbereidt om op afstand te werken voor de lange termijn, hier volgen enkele herinneringen en tips over communicatie-etiquette om de overgang zo soepel en productief mogelijk te laten verlopen.

1. Wees extra attent op je toon en timing

De eerste stap naar betere communicatie is om je bewust te zijn van hoe je persoonlijk en professioneel met extra stress omgaat. Erken dit voor jezelf: Ik kom misschien niet opdagen als mijn beste zelf. En omdat ik niet opkom als mijn beste zelf, moet ik extra voorzichtig zijn met mijn communicatie en hoe ik contact maak met mensen.

Breid die empathie uit naar anderen met wie je werkt. Als je ontdekt dat iemand met wie je regelmatig samenwerkt een persoonlijk verlies of tragedie heeft meegemaakt, is het een aardig gebaar om contact op te nemen om je condoleances te betuigen, maar houd het gescheiden van een e-mail met een zakelijk verzoek.

Wees gewoon beleefd, empathisch en begrijp dat iemand die net een tragedie heeft gehad, tijd nodig heeft om het te verwerken.

2. Volg de formule voor begin, midden en einde

Communiceren via Slack en andere korte communicatie-platformen kan een zegen en een vloek zijn.

Ten eerste kunnen jij en je teamgenoten informatie sneller delen. Aan de andere kant kan het ook een ‘always on’-cultuur aanmoedigen waarin van je wordt verwacht dat je altijd beschikbaar bent.

Hiervoor kan je de formule voor begin, midden en einde gebruiken. Dit is vergelijkbaar met de manier waarop je een e-mail opstelt, zelfs als je informeler berichten verzendt.

Dat betekent dat je een informele aanhef opneemt gevolgd door een specifiek verzoek of bericht. Het sturen van een eenzame “Hoi” zonder enige context kan de angst van de ontvangers enorm doen stijgen, en het stelt hen ook niet in staat om te peilen wat voor soort gesprek ze beginnen wanneer ze reageren.

Om de communicatie af te sluiten en niemand in het duister te laten hangen, kan een snel “bedankt” of “Ik kom bij je terug op moment X” het gesprek een natuurlijke afsluiting geven.

3. Doe een gezamenlijke inspanning voor een informeel gesprek

Zoom of teams moeheid in het virtuele kantoor is reëel, en hoewel de nieuwigheid van constante virtuele happy hours en trivia-sessies waarschijnlijk is uitgewerkt, kunnen regelmatige check-ins met een kerngroep een goede plek zijn om informele gesprekken te voeren.

Naast sociale aardigheden en laten zien dat je om hen geeft, kunnen deze interacties de psychologische veiligheid die je voelt bij je teamgenoten verbeteren.

Je krijgt een beter begrip van elkaars communicatie- en werkstijlen, en je creëert ook een comfortabelere ruimte waar je ook kunt praten over wat er niet goed werkt.

Als je op een dieper niveau om je collega’s geeft en ze respecteert is het gemakkelijker om over fouten te praten, zodat je geen ongemakken hoeft te tolereren omwille van de sociale etiquette.

4. Hoe je terugkerende problemen met miscommunicatie naar voren kunt brengen

Natuurlijk zullen er communicatieve ongelukjes gebeuren. Bij herhaalde problemen moet je de neiging weerstaan ​​om het probleem meteen ter sprake te brengen. Als je dat in het heetst van de strijd doet, kan dit eerder tot een conflict dan tot een compromis leiden.

Denk in plaats daarvan na over het kernprobleem en hoe dit van invloed is op het vermogen van jou of het team om effectief te werken, in plaats van het te laten klinken alsof het een persoonlijke klacht is.

Als je je zorgen maakt over het starten van een ongemakkelijk gesprek, kan je nadenken over het slechtste scenario (bijvoorbeeld als de andere persoon in de verdediging schiet) en vantevoren alvast nadenken over hoe je zult reageren.

Laat de andere personen van tevoren weten dat je het niet leuk vindt om over iets te praten dat een beetje ongemakkelijk kan zijn en vraag wanneer ze beschikbaar zijn om er privé over te praten.

Ze zullen je eerder horen als je hen toestaat voorbereid naar de discussie te komen, in plaats van hen te verblinden met iets waarvan ze niet eens wisten dat het een probleem was.

Onthoud dat ze hun eigen mening zullen geven aan het gesprek, en dat ze hun eigen reden kunnen hebben om op een bepaalde manier met je te communiceren. Benader de discussie met als doel een gezamenlijke oplossing te vinden.

5. Omgaan met een baas die alleen maar micromanaged

Een veelgehoord argument tegen werken op afstand is dat het voor managers moeilijker is om bij te houden wat werknemers doen. In de virtuele werkwereld kunnen sommige managers overcompenseren met buitensporig veel e-mails, berichten en vergaderingen.

Als micromanaging problematisch wordt, is het handig je manager van tevoren te laten weten dat je specifiek over communicatiefrequentie en stijl wilt praten, op een manier die suggereert dat je een andere opzet nodig hebt om productief te zijn.

Wees direct maar kort, zodat je baas voorbereid aan tafel kan komen. Een eenvoudig bericht met de tekst “Hoi, kunnen we de volgende keer dat we vergaderen, praten over efficiëntie bij vergaderingen?”.

Nogmaals, wees voorbereid met een paar verschillende oplossingen waar je je prettig bij voelt en die je aan je baas kan presenteren, en stel je pitch zo in dat de verandering jullie beiden ten goede zal komen.

6. Onthoud dat je alleen je eigen gedrag kunt beheersen

Hoe gemakkelijk het ook is om de tekortkomingen van anderen te zien, onthoudt dat etiquettetips echt het nuttigst zijn om je eigen gedrag te sturen.

Als je bijvoorbeeld het gevoel hebt dat anderen e-mails sturen die grof of grof overkomen, gebruik het dan als herinnering om meer empathisch te zijn voor anderen als jij degene bent achter het toetsenbord.